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Sesión 33. La organización y el oficial administrativo
Propósito
Identificarán la relación entre la organización y las actividades del oficial administrativo.
Ha llegado la hora de analizar la relación de la fase organización y el oficial
administrativo. Una vez que se han planeado las actividades a realizar, hay
que organizarlas y para ello se necesita un líder que designe las tareas a
sus asistentes, y este papel le corresponde al oficial administrativo.
El oficial administrativo, como todo elemento de la oficina, además de
planear sus actividades también las organiza, por ejemplo, cuando se
planifica una actividad y él la realizará, debe saber cómo llevarla a cabo, o
bien, acercarse a alguien más para que le ayude, porque eso hacen los
equipos de trabajo en una oficina. Supongamos que al oficial administrativo se le ha encargado separar la
papelería reutilizable de la oficina y esa tarea debe estar lista para el medio día; ¿qué debe organizar
antes de empezar?
El objetivo: separar la papelería reutilizable de la oficina.
Planear: reflexionar cómo operar, qué pasos seguir, por dónde empezar.
La organización:
•
Separar la papelería.
•
Las hojas de reúso.
•
Obtener cajas para el acomodo de la papelería.
•
Separar las hojas reutilizables de las que serán desechadas (listas para otro proceso).
•
Si existen
cartuchos
de
tóner
deben reutilizarse o mandarse a cargar y los que no sirvan hay
que desecharlos.
•
Por último, hacer un pequeño informe de las actividades.
Organicen las actividades del oficial administrativo y escríbanlo en su cuaderno.
Caso práctico 1
El jefe de oficina le encarga la tarea de ordenar el archivo de la oficina y debe terminar hoy. ¿Cómo
organizará su tiempo para cumplir dicha labor?
Caso práctico 2
El jefe de oficina le encarga la elaboración de unas tarjetas de invitación de la fiesta de fin de año, hoy
debe hacerlo. ¿Cómo organizará su tiempo para cumplir dicha labor?
Es esencial saber que la organización también la comparte el oficial administrativo, ya que el también
pertenece a la unidad organizacional.