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9. ¿Qué es la importancia social?
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10. ¿Qué es la importancia administrativa?
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Respuestas a la autoevaluación
1. El documento es cualquier clase de dato o información contenida en diferentes medios, pueden ser
impresos o magnéticos y pueden estar en forma oral, escrita o visual.
2. Es la recolección de documentos para su uso y toma de decisiones posteriores; se puede hacer física
o intangiblemente todo dependerá de cómo se utilice dicha información.
3. Es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar todas aquellas actividades relacionadas con la
creación de diferentes documentos, así como su mantenimiento, conservación contemporánea o
permanente, localización, protección, control, uso y disposición.
4. Es un recurso vital para las empresas. Está compuesta de datos numéricos, alfabéticos o símbolos
organizados de cierta forma. Se dice que es la materia prima que se procesa en las oficinas y es
esencial para que un negocio o institución pueda funcionar.
5. Disquetes, discos compactos y archivos.
6. Todo documento que se maneja en la oficina es importante; sin embargo, algunos de estos
documentos tienen importancia legal o judicial, algunos documentos obligan y otros conceden
derechos, por tal razón deben mantenerse bajo un resguardo especial.
7. La documentación legal también sirve como evidencia y protección en procesos legales ante los
tribunales o en la reclamación de ciertos derechos (reclamación de dinero).
8. La pérdida de ciertos documentos puede significar contratiempos y molestias. Sin embargo, la pérdida
de datos en los negocios significa dinero y se afecta la plusvalía o la imagen de la empresa, éstos
pueden ser pérdida de acciones o bonos.
9. Es importante que la información esté a la vista y completa para que se pueda aprovechar al menor
costo y tiempo posible para las personas que necesitan tomar decisiones, por ejemplo propaganda,
tableros dentro de la oficina, periódico mural, anuncios o espectaculares, etcétera.
10. Muchas instituciones privadas y gubernamentales han tenido problemas al preparar una cronología o
trayectoria, pues no conservan documentos históricos; sin embargo, otras empresas, conscientes de
la importancia de los documentos, los conservan celosamente, como actas constitutivas, manuales o
decretos, etcétera.